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Información Correcta: Pieza clave en las Decisiones de la Empresa

Por Aureliano Rivera

En una Empresa, se toman decisiones cada día en distintos niveles de operación y gerencia, que tienen impacto directo sobre su productividad, sus finanzas, su futuro y presente, es por ello que se necesita tener el flujo de información adecuado.

La información tiene que ver con los datos que las empresas capturan en sus diferentes sistemas, los cuales son transformados, calculados, filtrados, ordenados y agrupados para que se pueda tomar la decisión adecuada frente a una situación determinada.

Por esta razón, la información tiene que ser la correcta desde el punto de vista del concepto, en la manera en que se calcula y en la forma en la que se recopila, para así garantizar que las decisiones que se toman en el ámbito empresarial están basadas en información real y no en una ficticia o equivocada.

A la información correcta no le deben faltar datos. Por ejemplo, en muchas ocasiones se tiene la información de este mes, pero no del mes pasado, entonces sino se puedo comparar un mes contra otro no se puede saber si el negocio está creciendo o mejorando.

Otros ejemplos pueden ser que solo se está viendo las ventas pero se necesita también ver los descuentos, o si se necesita ver las campañas de marketing o la rentabilidad para entender el impacto completo en el negocio.

Información y Datos adecuados

Para que una empresa cuente con la información necesaria para tomar las mejores decisiones resulta indispensable que los datos a trabajar sean los correctos, y esto significa también que estos tengan una definición común en las distintas áreas de la compañía para que todos puedan procesarlos.

Por ejemplo se debe tener claro qué es una venta, una cancelación o una devolución, que son términos que parecen obvios, pero que en la mayoría de las empresas hay problemas  con su definición.

Hay diferentes términos que para el área de ventas tienen un significado distinto al que tienen para el área de logística o para los departamentos de cuentas o de finanzas.  En este caso para el de ventas el cliente es a quien le vendió, para logística es a quien le entregó, o para el de cuentas por cobrar es la razón social a la cual se le está cobrando.

La información tiene que ser la correcta desde el punto de vista del concepto, en la manera en que se calcula y en la forma en la que se recopila

Por eso puede haber mucha diferencia en distintos conceptos y resulta necesario mejorar las formas de comunicación entre las diversas áreas de la empresa, para que así todas no estén hablando en lenguas distintas.

La necesidad de los cálculos correctos

Otro tema cuando se habla de datos y  de información correcta tiene que ver con que los números o cálculos que se van a emplear sean los correctos.

Por ejemplo la venta neta es un concepto muy simple que se refiere a  lo que se vendió menos diferentes conceptos. Pero muchas veces no se tiene del todo claro cuáles son esos conceptos que se están considerando.

Que a lo mejor al que vendió no le interesa saber si el cliente devolvió o no los productos, pero eso si le interesa a la gente de finanzas, porque ellos al final lo deben considerar en la contabilidad final y en los estados financieros de la empresa.

Entonces muchas veces ocurre que hay discusiones en las salas de juntas ejecutivas, porque no se ponen de acuerdo sobre los números y estos se encuentran definidos como le conviene mejor a cada quien.

Al de ventas no le conviene que le quites este volumen porque entonces sus comisiones van  a ser menores, pero al de finanzas le conviene porque tiene que reportar los números correctos.

Consecuencias de una información incorrecta

La gran pregunta entonces es si  la información no está calculada de la manera correcta o si no hay una definición clara de ella, cuáles serían las consecuencias para una empresa.

No tener una información correcta para tomar las decisiones adecuadas, puede afectar al negocio de diferentes maneras y entonces se comenten errores en el manejo de la empresa.

Está el caso de una compañía que durante varios años calculó mal la venta neta y en los estados financieros presentaba ganancias.

En el momento en el que se consideraron las reglas correctas, resultó que muchos de los meses que habían presentado ganancias traían en realidad pérdidas y eso significa que estuvieron tomando decisiones para hacer inversiones, lanzar productos y modificar sus campañas de marketing pensando en que estaban ganando dinero.

Pero en  verdad o era así, por lo que la empresa se estaba afectando y  se dieron cuenta mucho tiempo después de los errores cometidos por el manejo de una información incorrecta.

Una vez que definieron las reglas y cargaron la información correcta, entonces  la empresa se dio cuenta, con la información correcta que tenía, de sus problemas.

Otro caso es el de una compañía que supuestamente por dar un mejor servicio al cliente tenía portafolio de servicios más grande, es decir en lugar de tener 100 productos, tenían 300 productos, con el objetivo  de que sus clientes tuvieran en un solo lugar la capacidad de comprar la mayor cantidad de productos que pudiesen.

Era una empresa que vende productos de construcción y después de un año y medio o dos años se analizó la información que tenían. Entonces se dieron cuenta que de esos 300 productos que comercializaban solo ganaban dinero con 70 u 80, y los demás representaban pérdidas de millones y millones para la compañía, que se escondían en las ventas globales por un mal análisis de productos.

En este caso la decisión fue retirar los productos que generaban pérdidas al negocio, vender todo el inventario que tenían de esos productos y enfocarse solo a vender los que daban dinero a la empresa.

Estos ejemplos sirven para dejar claro que la información correcta es una pieza fundamental en las decisiones que debe tomar una empresa para optimizar sus procesos, mejorar sus ganancias y seguir creciendo de acuerdo con los objetivos planteados. Por eso siempre se recomienda buscar asesoría en este tipo de temas y recuerda que en Nexolution.com hacemos que tus datos trabajen para ti.

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