5 Pasos para definir y analizar los KPIs en tu empresa

¿Sabes si tu estrategia de negocio está funcionando? ¿Qué procesos operativos de tu empresa tienen que mejorar?

Los KPIs (Key Performance Indicators) son valores que miden el desempeño de la estrategia, la operación, los proyectos y actividades de tu empresa y te ayudan a conocer qué tan cerca estás de cumplir tus objetivos. 

El propósito de medir es hacer que tu empresa sea más exitosa y entender las razones del por qué y qué tienes que hacer para mejorar.

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¿Cuáles son los 5 pasos que debería de seguir para definir y analizar los KPIs de mi empresa?

1. Definir KPIs candidatos

Las medidas significativas requieren resultados claros, sin embargo solemos definir la estrategia en forma de ideales abstractos. La medición es específica y precisa, por lo que el acuerdo sobre las definiciones y expectativas es fundamental. 

Imagina que tu objetivo estratégico es mejorar la calidad del producto, puede sonar como un objetivo concreto y específico pero una persona del equipo cree que la calidad significa que los productos cumplan con ciertas especificaciones, mientras que otro define la calidad en términos de usabilidad o confiabilidad para el cliente después de la compra.

Una vez que se llega a un acuerdo sobre el resultado previsto, es más fácil definir explícitamente qué medir.

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2. Seleccionar y documentar KPIs

Una de las preguntas que más nos hacen es: ¿Cuántos KPIs necesito?. Nuestro consejo: Menos es más. 

Tener demasiados KPIs puede hacer que el equipo pierda el foco y complica el seguimiento. Para ejecutar adecuadamente tienes que enfocarte en lo crucialmente importante. Otro consejo es que tus KPIs tienen que ser homogéneos, de tal manera que todo tu equipo hable el mismo lenguaje.

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3. Construir y distribuir dashboards

Para construir buenos dashboards debes otorgarle un propósito a cada uno de ellos, es recomendable que estén asociados a tus indicadores sin mezclar información. Además de poder contar una historia clara y entendible para todos.

Para que esto se haga realidad no podemos depender que el área de sistemas haga todo, es muy importante que los mismos usuarios tengan capacidades de autoservicio y puedan crear sus propios dashboards y hacer análisis para entender los resultados y sus causas.

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4. Automatizar la actualización de los KPIs

El uso de software para automatizar el cálculo y visualización de los indicadores, agiliza las operaciones de tu empresa y hace más visible las oportunidades de mejora que de otro modo no serían fáciles de detectar. La automatización de los KPIs permite aumentar la eficiencia, ahorrar dinero y generar más información. 

Además de hacer a tu empresa más eficiente al agilizar muchas tareas, lo más importante es que esta automatización te da acceso a los datos que necesitas, en un formato procesable y en tiempo real.

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5. Cadencias y juntas para tomar acción

Ya que cuentes con tus KPIs bien definidos y dashboards claros y automatizados, te recomendamos tener una serie de juntas periódicas donde se analice la información y se definan las acciones que permitan mejorar los resultados. 

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Los KPIs son relevantes y es muy importante utilizarlos correctamente en nuestra empresa, sin embargo si no los usas para tomar decisiones y definir acciones, no van a ser de utilidad y solo serán unos números más.

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Puedes ver el webinar completo “Los 5 pasos para definir y analizar los KPIs en tu empresa” en nuestro canal de Youtube.